10 نکته برای مدیران در مورد برگزاری جلسات اثربخش

قبل از برگزاری جلسه کاری همیشه پاسخ این سوالات را بدهید: آیا واقعا این موضوع نیاز به جلسه دارد؟ آیا با روش‌های دیگری می توانم موضوع را پیگیری کنم؟ موضوع جلسه چیست و در پایان جلسه قرار است به چه چیزی دست پیدا کنیم و نتیجه قرار است چه باشد؟
تعداد اعضا را محدود کنید. بهترين جلسات آن‌هايي هستند كه فقط با حضور افراد مرتبط با موضوع تشكيل مي شوند و ضمن صرفه جويي در وقت و هزينه‌ها، دانش ايشان براي دست‌يابي به يك هدف مشخص مورد استفاده بهينه قرار مي‌گيرد. یادتان باشد هماهنگی با ۵ نفر درباره حضور به موقع در جلسات بسیار ساده‌تر از هماهنگی با ۲۰ نفر است.
هيچ وقت به دليل اين كه چون هر صبح شنبه جلسه داشته‌ايد يا اگر موردي براي بحث نداريد جلسه تشكيل ندهيد.
وقت‌شناس‌ باشيد.
جلسه را سرساعت شروع و سر ساعت تمام کنید. اگر قرار است‌ جلسه‌اي‌ در ساعت‌ 8 شروع‌ شود، آن‌ را درست‌ سر ساعت‌ 8 شروع‌ كنيد. شاید بد نباشد که شروع جلسات را به صورت غیر متعارف تعیین نمایید، مثلا ساعت نه و چهل و هفت دقیقه صبح یا ساعت یک و پنجاه و سه دقیقه بعدازظهر. با این کار توجه افراد بیشتر جلب می‌گردد و اعضا با حساسیت بیشتر در جلسه حاضر می شوند.
شركت‌كنندگان‌ در جلسه‌ را محدود سازيد. معمولاً‌ وقتي‌ تعداد شركت‌كننده‌ افزايش‌ مي‌يابد، جلسه‌ كم‌بازده‌ مي‌شود و مدیریت جلسه دشوارتر و روند تصمیم‌گیری مشکل‌تر می‌شود.
جلسات صبح، از بعدازظهر بهتر است، همچنین جلسات قبل از تعطيلات، قبل از ناهار و قبل از جلسات مهمِ ديگر، از كارايي و اثربخشی لازم برخوردار نيستند.
بهتر است جلسه را کوتاه برگزار کنید.
نیازی نیست برای مطلبی که بیان آن ۳۰ دقیقه کفایت می‌کند، جلسه ۴ ساعته برگزار نمایید. ضمنا بهتر است جلسه را بدون وقفه پیش ببرید و وارد مسائل خارج از موضوع جلسه نشوید.
اگر آوردن تلفن همراه به جلسه را ممنوع کرده‌اید، در مقابل باید مطالب مهم و جذابی هم ارائه دهید تا شرکت‌کنندگان در جلسه از تبعیت از قانون منع استفاده از تلفن همراه، پشیمان نشوند!
اگر شما نيازمند برگزاری جلسه‌ای هستید‌ كه‌ بيش‌ از ده‌ دقيقه‌ به‌ طول‌ نمي‌انجامد سعي‌ كنيد ايستاده‌ جلسه‌ را اجرا نمایید. با این اقدام حرف‌های حاشیه‌ای بیان نمی‌شود، به نظرات دیگر توجه می‌گردد و هزینه برگزاری جلسات کاهش می‌یابد.
به عنوان مدیر حضور به موقع در جلسات اهمیت بسیاری دارد و سایرین از شما الگو می‌گیرند. بهتر است نیم ساعت قبل از شروع جلسه در محل حضور داشته باشید و همه چیز را یک‌بار دیگر چک کنید.

برگرفته از دوره آموزشی "برگزاری جلسات اثربخش"
علی اصغر صفری فرد
دکتری تخصصی (PhD) مدیریت
نویسنده، مشاور و مدرس توسعه مهارت‌های مدیریتی
09122137144