10 نکته کلیدی در ارتباطات سازمانی ویژه مدیران

به نام پروردگار بخشنده و مهربان
(برای مدیران)
ارتباطات يكي از مهمترين فعاليت‌هاي بشري است زیرا او را قادر ساخته كه خواسته‌ها و نيازهاي خودرا به ديگران انتقال داده، دريابد كه آنان چه مي‌خواهند و چه خواهند كرد. امروزه ارتباطات درهمه اركان زندگي ما رسوخ كرده، قوانين و قواعد آن برجاي‌جايِ زندگي حاكم است و شايد بتوان گفت بدون آن، هيچ كاري انجام شدني نيست و نمي‌توان زندگي مطلوبي را كه مورد نظراست پديد آورد.
بنا به تعریف سازمان جهانی بهداشت، افرادی از نظر روانی سالم هستند که احساس کنند: به خوبی با زندگی، مسائل و تغییرات آن کنار می آیند، می‌توانند زندگی خود را تحت کنترل داشته باشند، مسئولیت‌پذیر می‌باشند، از توانائی‌های خود به خوبی استفاده می‌کنند، به فعالیت های سازنده و مفید می‌پردازند و با دیگران ارتباط خوب و مناسبی برقرار می‌نمایند.
فنون برقراري ارتباط مؤثر به عنوان يكي از اصلي‌ترين قسمت‌هاي آموزش مهارت هاي زندگي در نظر گرفته مي‌شود. اگر چه نحوه ارتباط برقرار كردن با افرادِ مختلف درانواع موقعيت ها، متفاوت مي باشد اما اصول ارتباط در موقعيت‌هاي مختلف زندگي اعم خانوادگي، شغلي و اجتماعي و... يكسان است. با فراگيري اين اصول و حذف موانع ارتباطي امكانِ تعميم يكي به ديگري وجود دارد. بیشتر اوقات زندگی ما صرف ارتباط می‌شود و در عصر ارتباطات برنده آن کسی است که بتواند خوب ارتباط برقرار کند.
ارتباط، فرآيندي است آگاهانه يا ناآگاهانه، خواسته يا ناخواسته كه از طريق آن احساسات، نظرات و مفاهیم به شكل پيام‌هاي كلامي و يا غيركلامي بيان و ارسال شده، سپس دريافت و ادراك مي‌شود. ارتباط، فرا گرد انتقال يك محرّك از يك فرد به فردي ديگر به منظور تغيير رفتار اوست.
اصولاً چیزی به عنوان عدم ارتباط وجود ندارد زیرا انسان نمی تواند فاقد هرگونه رفتار باشد و هر رفتاری در یک شرایط تأثیر متقابل دارای ارزش های پیامی است. تصحيح سوءبرداشت ها و سوءتفاهم ها فقط از طريق برقراري ارتباط ميسّر مي‌باشد.
پیام، فرستنده پیام، گیرنده پیام، وسیله ارسال پیام (کانال)، بازخورد، شرایط و محیط ارسال پیام (موانع و محدودیت ها، قواعد و هنجارها و عرف، دانش مشترك، رخدادهاي پیشین، انتظارات) و اثرات پیام.، عناصر تشکیل دهنده ارتباط هستند.
در ارتباط، اهمیت گیرنده بیش از فرستنده است زیرا اگر فرستنده پیامی را نفرستد ارتباط شروع نخواهد شد در حالی که اگر گیرنده، پیام را دریافت نکند ارتباط شروع اما برقرار نشده است.هرچه ما گيرندگان پيام را بهتر بشناسيم، بهتر مي‌توانيم با آن ها ارتباط برقرار كنيم. اين شناخت شامل تجربيات و اطلاعات گذشته‌ی گيرندگان وعلايق، انگيزه ها، تلاش‌ها و ارزش‌هاي مورد قبول آنان مي باشد.
بازخورد، پاسخی است که گیرنده پیام به فرستنده‌ی پیام می‌فرستد. کسب آگاهی فرستنده از چگونگی دریافت اطلاعات توسط گیرنده است. معمولا اگر ارتباط موفق صورت گرفته باشد، مفاهیم و اطلاعات و یا نتیجه و اثر آن ها به فرستنده برمی‌گردد. مهمترین ملاک تشخیص یک جریان ارتباطی، بازخورد است. دریافت بازخورد، فرستنده را قادر می سازد که مشخص کند آیا اطلاعات مفهوم بوده است و یا اثرات لازم را داشته است یا خیر. زمانی که بازخورد دریافت شد، ممکن است فرستنده (برای مثال مدیر) مفاهیم یا اطلاعات جدید را در مورد وظایف و یا رفتار به شخص یا گروه مورد نظر (کارکنان) ارسال کند و همین فرایند تکرار شود تا ارتباطات کامل و به طور مؤثر صورت گیرد.
اگر پیامی ارسال گردد ولی آن پیام دریافت نگردد یا این که به طور کامل دریافت نگردد، سوء‌تفاهم بوجود می‌آید. مهارت داشتن در ارتباط، مانع سوء تفاهم می شود. زمانی‌که می‌خواهید پیامی برای برقراری ارتباط ارسال کنید (به‌طور مستقیم یا غیرمستقیم از طریق شخص سوم) مطمئن شوید که پیام‌تان درست و صحیح منتقل می‌شود. ارتباطات ضعیف از جمله منابع عمده‌ای است که بین افراد تضاد و تعارض ایجاد می کند.
موضوع ارتباطات در سازمان از چنان اهميتي برخوردار است كه مي‌توان گفت اولين و مهمترين وظيفه مدير توسعه سيستم ارتباطات در سازمان است. هر مديري معمولا بيشترین وقت خود را صرفِ برقرار كردن ارتباط مي‌كند. از آن جایی که تمام مدیران با انسان ها سروکار دارند و می خواهند با همکاری آن‌ها به اهداف گروهی دست یابند، توانایی برقراری ارتباطاتِ موثر به عنوان یک دانش ضروری برای مدیران مدّ نظر است

دکتر علی اصغر صفری فرد (Ph.D)
نویسنده، مشاور و مدرس توسعه مهارت‌های مدیریتی
09122137144